Fiche d’information #7b et #7c) Communication et accessibilité des politiques et processus

Niveau 2

Élément : Communications et consultations

Résultat 7 : Les principes de l’antidiscrimination et d’équité en matière d’emploi sont intégrés à l’ensemble des communications.

Indicateur 7b) : L’ensemble du personnel et de la direction a reçu de la documentation sur les politiques et les processus organisationnels touchant la lutte contre la discrimination et l’équité en matière d’emploi.

Indicateur 7c): Tous les employés peuvent consulter sur un lecteur commun ou dans des aires communes l’ensemble des politiques et des processus relatifs aux droits de la personne.

Mesures possibles et sources de données :

  • Messages à l’intention des employés indiquant l’endroit où il est possible de consulter les politiques pertinentes.
  • Preuves de la communication de la raison d’être de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE), des mesures prises et des progrès réalisés en vue de la pleine représentation des groupes désignés.
  • Preuves que les mises à jour des politiques sont communiquées et accessibles, et qu’elles sont disponibles en média substitut sur demande.
  • La plus récente version des politiques et des procédures peut facilement être consultée par tous les employés.

Description de l’indicateur

On s’attend à ce que les décideurs fassent preuve de transparence dans leurs actions et leurs décisions en veillant à ce que les employés et les membres de la direction aient accès aux politiques et aux processus liés à la lutte contre la discrimination et à l’équité en matière d’emploi (EE) (voir la Fiche d’information 9a)). Il importe aussi que toutes les personnes en situation d’autorité aient pris connaissance de ces politiques et de ces processus, en aient assimilé le contenu et soient en mesure de les appliquer en temps opportun. Les employés font partie des destinataires initiaux des documents, mais ils n’ont pas les mêmes responsabilités que les décideurs pour ce qui est de la connaissance de leur contenu. Ils peuvent choisir de les consulter plus tard, si une situation soulève des questions qui les concernent. C’est pour cette raison qu’il est sage de veiller à ce que les politiques et les processus puissent facilement être consultés en tout temps de façon à ce que les employés puissent les consulter afin de prendre des décisions quant aux questions qui les concernent.

Au niveau 1, l’organisation diffuse des messages qui montrent qu’elle appuie les droits de la personne (antidiscrimination et EE). Elle consulte également les employés afin d’élaborer des politiques et des processus qui répondent aux besoins de l’organisation. Au niveau 2, elle s’assure que les politiques et que les processus soient faciles à trouver, à jour et disponibles dans des médias qui correspondent aux besoins des lecteurs.

Par exemple, l’organisation envoie un courriel à tous les employés qui contient des liens vers les politiques et les processus qu’ils peuvent consulter.

Approche suggérée

Lorsqu'elle établit les lignes directrices et les directives sur l'EE, l'organisation devrait garder à l'esprit les points suivants: 

  • Offrir l’information au bon moment : Diffuser l’information en temps opportun est un moyen efficace de répondre aux besoins et aux attentes des employés. La communication à grande échelle et au bon moment permettra aux employés de participer aux discussions, de mettre en place des processus et de prendre des décisions.
  • Faire preuve de transparence : Un accès transparent aux politiques et aux processus contribue à promouvoir une culture axée sur la reddition de comptes et le bien-être. L’information sur les droits de la personne et sur les mesures prises en ce qui a trait à la représentation des groupes désignés doit être accessible en tout temps.
  • Tirer parti de la technologie : L’informatique et Internet donnent accès à un vaste éventail de renseignements. Pour provoquer un changement de culture, il faut s’assurer que les personnes ont accès aux renseignements pertinents et que ces derniers sont dignes de confiance.

Pratiques prometteuses

  • Réunions des cadres : Une organisation a profité des réunions des cadres pour les informer de l’endroit où ces politiques étaient affichées. L’organisation leur a aussi demandé de prendre connaissance de ces politiques le plus tôt possible.
  • Dépliants : Un ministère a distribué des dépliants comprenant des liens vers la Loi canadienne sur les droits de la personne, la LEE, ainsi que vers les politiques et les directives pertinentes.
  • Liens : Une organisation a affiché des liens vers ses politiques et ses procédures sur tous ses babillards, de façon à ce que tous les employés puissent en prendre connaissance, peu importe leur quart de travail.
  • Conférences : Un ministère a profité d’une conférence sur le racisme et la discrimination raciale pour diffuser des liens vers ses politiques.
  • Site Web : Plusieurs organisations ont choisi d’afficher leurs politiques et leurs pratiques sur leur site Web. Cette approche favorise une transparence interne et externe.

Outils et liens utiles

Loi sur l’équité en matière d’emploi

Loi canadienne sur les droits de la personne

Lexique de termes à privilégier - Commission canadienne des droits de la personne

Politique de communication du gouvernement du Canada - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Documents de références

L'Accès à l'information intégré - AbB

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