Fiche d’information #9b) Respect des exigences de la Loi sur l’équité en matière d’emploi

Niveau 2

Élément : Harmonisation des politiques et des procédures

Résultat 9 : L’organisation met en œuvre des politiques antidiscriminatoires et d’équité en matière d’emploi afin de se conformer à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE).

Indicateur 9b) : Le plan d’équité en matière d’emploi respecte les exigences de la LEE.

Mesures possibles et sources de données :

  • Exemple de plan d’action reprenant des éléments de l’équité en matière d’emploi et des politiques relatives à l’équité en matière d’emploi.

Description de l’indicateur

Une fois que l’employeur a effectué l’analyse de son effectif pour déterminer le degré de sous représentation des membres des groupes désignés (MGD) dans son organisation et qu’il a passé en revue ses systèmes d’emploi, ses politiques et ses pratiques, il prépare un plan d’équité en matière d’emploi (EE). Un plan d’EE est une liste de mesures qui décrivent les moyens par lesquels  l’organisation entend éliminer les obstacles éventuels à l’emploi des MGD, dans les différents groupes organisationnels, et réduire leur sous représentation.

Au niveau 1, l’organisation a compris et assumé ses obligations législatives pour ce qui est de la réalisation de l’enquête sur l’effectif et de la communication des données sur l’EE à l’organisme gouvernemental concerné. Au niveau 2, conformément aux exigences de la LEE, l’organisation prépare le plan d’EE qui énonce les mesures devant contribuer au progrès raisonnable de la représentation des MGD au sein de son effectif.

Par exemple, une organisation élaborera un plan d’EE qui précise les politiques et pratiques positives à appliquer. Le plan d’EE comprendra aussi des objectifs à court terme pour l’embauche et la promotion des MGD dans les groupes professionnels où on a relevé un écart. Ce plan contiendra aussi un échéancier et on y indiquera qui est responsable de la mise en œuvre des mesures proposées.

Approche suggérée

Tout comme un plan de travail, un plan d’EE est censé être un guide dynamique qui transforme la stratégie en action. Le plan d’EE devrait être adapté aux besoins particuliers de votre milieu de travail en tenant compte de l’analyse de votre effectif et de l’examen des systèmes d’emploi. Il sera également élaboré en collaboration avec les représentants ou les agents négociateurs des employés, dans le cas des milieux de travail syndiqués. Les points énumérés ci dessous constituent des étapes fondamentales dans l’élaboration d’un plan d’EE.

  • Effectuer une analyse de l’effectif : L’analyse de l’effectif est une comparaison entre la représentation des MGD dans votre effectif et la disponibilité des MGD qualifiés dans la population active sur le marché d’une zone de recrutement donnée. Les données sur la population active sur le marché proviennent des résultats du recensement. La comparaison est établie pour chacune des catégories professionnelles de l’équité en matière d’emploi qui s’appliquent à votre organisation. Cette comparaison vise à indiquer les secteurs de votre effectif où les MGD sont sous représentés. Vous pouvez produire le rapport comparatif en utilisant l’outil fourni par l’organisme central du gouvernement dont vous relevez (les organisations du secteur privé utiliseront le Système de gestion de l’information de l’équité en milieu de travail de Ressources humaines et Développement des compétences Canada).
  • Consulter les représentants des employés et collaborer avec eux : Selon la LEE, votre plan d’EE doit être élaboré en consultation et en collaboration avec les représentants des employés afin d’obtenir leur avis et leur assistance, et ce, dans le but de faciliter la réalisation de l’EE au sein de l’effectif et les communications à ce sujet. La LEE précise que, si vos employés sont syndiqués, vous devez également consulter chaque unité de négociation de votre effectif et/ou les représentants des quatre groupes désignés. Cette consultation et cette collaboration pourraient se faire en mettant sur pied un comité qui s’occupera des questions d’EE et qui conseillera la direction en la matière..  
  • Procéder à un examen des systèmes d’emploi : En vous fondant sur les résultats de l’analyse de l’effectif (dans les secteurs où les MGD sont sous représentés), vous procédez à un examen de vos systèmes d’emploi. L’examen des systèmes d’emploi (ESE) est une analyse de vos procédures, politiques et pratiques en matière de ressources humaines, et il vise à déceler les obstacles à l’emploi auxquels peuvent se heurter les MGD. Ces analyses révèlent généralement des obstacles dans les processus liés au recrutement, à la sélection et à l’embauche, au perfectionnement et à la formation, à la promotion, au maintien en poste et à la cessation d’emploi, et aux mesures d’adaptation. L’ESE vous donnera également un bon aperçu des mesures qui figureront dans votre plan d’EE pour éliminer les obstacles éventuels à l’emploi.
  • Créer un plan d’EE : Un plan d’EE devrait comprendre les éléments suivants : initiatives liées à l’élimination des obstacles éventuels à l’emploi qui ont été mis en lumière par l’ESE; initiatives liées à la création de politiques et de pratiques positives (c. à d. élaboration de politiques de lutte contre le harcèlement et la discrimination, prestation de formation sur la diversité et d’autres sujets aux gestionnaires recruteurs); initiatives liées aux mesures d’adaptation et à l’accessibilité (c. à d. évaluer l’accessibilité des lieux de travail, disposer d’une politique sur le retour au travail, offrir un endroit pour les prières religieuses ou pour se reposer afin de répondre aux besoins des employées enceintes, etc.); objectifs quantitatifs à court terme pour l’embauche et la promotion des MGD, et objectifs à long terme pour réaliser l’EE en milieu de travail. Un plan d’EE porte généralement sur une période de un à trois ans.
  • Surveiller les progrès et apporter des changements : Votre plan d’EE devrait donner lieu à des progrès raisonnables. Pour vous assurer que votre plan d’EE est aussi efficace que possible et que des progrès raisonnables sont réalisés, il faut contrôler régulièrement la mise en œuvre du plan. Systématiser les réunions de consultation avec les représentants des employés et/ou les agents négociateurs vous permettra de faire le suivi des progrès et d’apporter les changements nécessaires au fur et à mesure. Revoyez votre plan d’EE au moins une fois pendant la période couverte. Une façon d’y parvenir, c’est d’inclure des renseignements précis sur la manière dont vous atteindrez vos objectifs et le moment où ce sera fait. Votre plan d’EE devrait aussi comprendre un calendrier et indiquer quel gestionnaire sera responsable de chaque initiative. Vous pouvez notamment inclure les renseignements suivants : points de référence, mesures, ressources, risques et toute autre information qui contribuera à la réussite de votre plan.
  • Tenir des dossiers sur le travail effectué, au fur et à mesure, comme l’analyse de l’effectif, l’ESE, les comptes rendus des consultations avec les représentants des employés et/ou les agents négociateurs, les communications au sujet de l’EE, etc., puisque le Règlement sur l’équité en matière d’emploi l’exige et que, lors d’une vérification de l’équité en matière d’emploi, cela pourra servir à démontrer que vous avez un programme d’EE.

Pratiques prometteuses

  • Comité de l’équité en matière d’emploi : Bien que la loi ne précise pas comment les consultations doivent se dérouler, de nombreuses organisations ont créé des comités de l’équité en matière d’emploi pour consulter les représentants des employés et les agents négociateurs, et pour collaborer avec eux. En plus des représentants des ressources humaines, ce type de comité compte des membres de chacun des groupes désignés, des représentants syndicaux (dans les milieux syndiqués) et au moins un cadre supérieur, qui est responsable de l’équité en emploi. Ce comité servirait de cadre pour échanger de l’information, élaborer des processus et réaliser les projets liés l’équité en emploi. Votre organisation peut aussi élargir le mandat du comité et y faire participer des membres représentant d’autres secteurs, unités ou divisions de l’organisation.
  • Système de données (voir la fiche d'information 13a)) : Bon nombre d’organisations utilisent des processus relatifs aux ressources humaines pour s’assurer d’une plus grande responsabilisation et efficience dans leurs pratiques d’emploi. Ceci peut faciliter la planification de l’équité en emploi, car les renseignements sur les systèmes d’emploi de tous les secteurs d’une organisation peuvent être repérés, examinés et analysés de manière centralisée afin d’établir des objectifs à court et à long terme.

Outils et liens utiles

Loi sur l’équité en matière d’emploi

L'étude des systèmes d'emploi Guide sur le processus de vérification - Commmission canadienne des droits de la personne

Outils, ressources et publications sur l’équité en matière d’emploi - Programme du travail

Lignes directrices pour la Loi sur l’équité en matière d'emploi - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Documents de référence

Ligne directrice no 5 : Analyse de l’effectif (Document consulté le 28 août 2012) - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Guideline 7: Employment Equity Plan (Document consulté le 28 août 2012) - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Ligne directrice no 9 : Surveillance, examen et révision (Document consulté le 28 août 2012) - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

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