Fiche d’information #15a) Communication proactive

Niveau 3

Élément : Communications et consultations

Résultat 15 : L’organisation adopte une approche proactive dans ses communications et consultations sur les divers aspects des droits de la personne et leurs incidences sur l’effectif et le milieu de travail.

Indicateur 15a) : Une stratégie de communication sur les droits de la personne a été élaborée et mise en œuvre pour l’ensemble de l’organisation.

Mesures possibles et sources de données :

  • Communication régulière des paramètres d’équité en matière d’emploi, à l’ensemble de l’organisation et aux associations d’employés et syndicats.
  • Communications régulières portant sur les droits de la personne.
  • Les communications externes sont respectueuses, culturellement appropriées, en langage clair et disponibles en formats alternatifs.
  • Communications sur les mesures de recrutement qui comprennent les exigences concernant les membres des groupes désignés ainsi que les mesures d’adaptation et les droits la personne.
  • Messages sur les droits de la personne pour divers publics.
  • Représentation des membres des groupes désignés dans toutes les publications, publicités et sites Web.

Description de l’indicateur

Être proactif, c’est faire quelque chose avant que ne se produise un événement ou une situation de crise, autrement dit c’est agir plutôt que réagir. Pour une organisation, une stratégie de communication est l’un des outils les plus efficaces et les plus utiles à sa disposition. Elle fera en sorte que le message sur les droits de la personne et l’équité en matière d’emploi sera bien compris par tous les secteurs de l’organisation. Une bonne stratégie de communication vous permet d’énoncer clairement votre mandat et vos priorités. Elle vous permet de dissiper les doutes et favorise la planification en faisant participer l’organisation dans son ensemble. Grâce à la consultation, la stratégie de communication aidera à créer un milieu inclusif favorisant le dialogue. Créer un environnement qui favorise la mise en œuvre d’une stratégie de communication fera en sorte que les employés et les employeurs sentiront que leurs opinions, leurs idées et leurs réflexions ont été entendues et prises en considération. Pour instaurer un tel environnement, des outils doivent être mis à la disposition des employés, des syndicats, des associations d’employés, des membres du public et des clients.

Au niveau 1, l’organisation a commencé à communiquer sa vision pour contrer la discrimination et favoriser l’équité en matière d’emploi et a commencé à consulter les employés et les syndicats au sujet de l’équité en matière d’emploi et le traitement des plaintes de discrimination. Au niveau 2, l’organisation a communiqué ses politiques et pratiques, ses outils, processus et ressources disponibles à ses superviseurs et employés pour créer un environnement propice au respect des droits de la personne. Au niveau 3, l’organisation mise sur ses succès à l’interne et élargit sa stratégie de communication sur les droits de la personne afin de rejoindre ses clients en plus de ses intervenants.

Pour s’assurer de toucher tous les employés, l’organisation peut utiliser des médias substituts pour ses communications régulières concernant les questions liées aux droits de la personne et à l’équité en emploi. Les médias substituts sont habituellement utilisés par les personnes qui ont des déficiences : visuelles (personnes aveugles au sens de la loi, vision partielle), intellectuelles, cognitives ou sociales (apprentissage, personnes analphabètes), physiques (habiletés motrices), etc. Les médias substituts comprennent les gros caractères, le braille, le format audio, les brochures rédigées en langage clair, les technologies d’assistance, etc. En rendant disponibles d’autres moyens de communication, tout le monde aura accès à l’information. Lorsque des employés ou des membres du public demandent que des mesures d’adaptation soient prises, il faut s’assurer de les traiter respectueusement et y donner suite rapidement.

Approche suggérée

Une organisation peut choisir différentes méthodes de communication, soit interactives ou passives, selon ce qui fonctionne le mieux pour rejoindre son public cible. La communication interactive peut inclure des séminaires, des rencontres et des célébrations reliées aux droits de la personne ou d’autres outils favorisant la participation. La communication passive est généralement composée de courriels, affiches, informations publiées sur les sites internet, des bulletins de nouvelles, etc.

Pour transmettre son message une organisation peut décider d’utiliser l'approche suivante [1] qui comprend six étapes :

  • Analyse : À cette étape, l’organisation analysera la question qu’elle veut aborder et les messages qu’elle veut transmettre à ses employés. Elle déterminera aussi quel est le groupe visé, par exemple les intervenants en matière de droits de la personne, les gestionnaires en première ligne, les représentants syndicaux, les employés qui transigent avec le public, etc. Une analyse du contexte environnemental des groupes visés pourrait aussi s’avérer utile pour comprendre comment présenter ces messages relatifs aux droits de la personne et à l’équité en emploi.
  • Élaboration de la stratégie : L’information recueillie à l’étape de l’analyse servira à jeter les bases des lignes directrices de la stratégie de communication visant à amener un réel changement de culture en ce qui a trait aux droits de la personne et à l’équité en matière d’emploi.
  • Conception des messages et choix des modes de communication : Après l’établissement des lignes directrices à l’étape de l’élaboration de la stratégie, l’organisation déterminera les messages, l’effet visuel ou audio, et le véhicule qu’elle utilisera pour chacun des groupes visés.
  • Pré-test : Pour s’assurer d’obtenir le maximum d’impact et que le message soit retenu par l’ensemble de l’organisation, il est très utile d’évaluer les produits de communication auprès d’un petit échantillon de chacun des groupes visés, en particulier si le matériel en question entraîne des coûts de production importants.
  • Mise en œuvre : À cette étape, les messages seront transmis aux groupes visés.
  • Évaluation et rétroaction : Enfin, l’organisation pourrait vouloir évaluer si les messages ont été bien reçus, quelle incidence ils auront sur la transformation de la culture, quels aspects de la stratégie de communication semblent avoir le mieux ou le moins bien fonctionné. Bien que l’évaluation constitue la dernière étape de l’approche, c’est également une étape globale puisqu’elle est nécessaire tout le long du processus, comme l’illustre le graphique suivant.

Pratiques prometteuses

Communication et médias substituts : La plupart des brochures et des publications de la Commission canadienne des droits de la personne (la Commission) sont disponibles dans un large éventail de médias substituts, et elle a aussi publié récemment un guide en langage clair pour comprendre la Loi canadienne sur les droits de la personne. La Commission respecte les normes établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour la normalisation des sites Internet 2.0. La politique a été élaborée pour faire en sorte que les communications au sein du gouvernement du Canada soient coordonnées adéquatement et gérées efficacement, et qu’elles répondent aux différents besoins du public en matière d’information. [2]

Accessibilité : Un ministère fédéral a affiché sur son site Web un « Énoncé concernant les caractéristiques d’accessibilité », qui indique son engagement à rendre son site Web et ses formulaires accessibles à tous et qui mentionne les options disponibles pour ceux qui ont besoin de mesures d’adaptation. [3]

Diversité et inclusion : Plusieurs sites d’institutions financières fournissent aux employés éventuels et aux consommateurs de l’information sur la diversité et l’inclusion en expliquant pourquoi c’est l’une de leurs priorités. Elles donnent des définitions de la diversité et de l’inclusion, disent pourquoi c’est important et ce qu’elles ont appris, énoncent leurs objectifs et fournissent des ressources et des liens.

Plan : Une université canadienne a formulé des objectifs clairs dans son plan de communication afin d’atteindre ses buts au chapitre de l’équité en emploi et de se conformer au Programme de contrats fédéraux. Pour qu’elle puisse atteindre ces buts, tous les membres de la communauté universitaire doivent connaître les objectifs énoncés dans le plan, soutenir la stratégie, être conscients des avantages que le plan de communication a sur les membres de la communauté et savoir quels sont les bénéfices de la diversité.

L’université a inclus dans son plan plusieurs recommandations pour que sa stratégie de communication soit fructueuse :

    • Que la communauté universitaire soit informée que le plan est mis à sa disposition pour qu’elle puisse faire part de ses commentaires.
    • Qu’une fois que les commentaires ont été reçus, le président accepte le plan et collabore avec la haute direction pour donner suite aux recommandations proposées.
    • Que le plan soit disponible sur le site Web consacré à l’équité, et
    • Qu’il y ait des séances d’information sur l’équité en matière d’emploi et le plan pour l’équité qui soient offertes à divers groupes au sein de l’université.

Cohérence et fréquence : Certaines organisations communiquent régulièrement avec leurs employés au sujet des pratiques et procédures concernant les droits de la personne et l’équité en matière d’emploi. La fréquence des communications garde les employés et les clients informés, crée un milieu inclusif et en fait la promotion. Ceci peut être accompli grâce aux bulletins de nouvelles, les courriels et l’intranet pour les employés. On peut rejoindre les clients et le public en général grâce à des publications sur le site internet (p. ex. par des bulletins de nouvelles).

Outils et liens utiles

Commission canadienne des droits de la personne

Calendrier des activités - Patrimoine canadien

La Trousse de communication des Premières nations - Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

Politique de communication du gouvernement du Canada - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Rendre l’information accessible – Gouvernement de l’Ontario

Personnes handicapées en direct

Conseil du Trésor du Canada

Diversité visant la croissance et l'innovation - Banque Royale du Canada

Références

Cette fiche d’information a été préparée en partie grâce à de la documentation provenant des sites Web suivants (disponibles en anglais seulement) : 

Wilfrid Laurier University

ehow.com – Proactive communication – Nelson, Lauren, collaboratrice de ehow

Developing a Communication Strategy - International Development Research Centre – Chapter 6 

Weinreich, Nedra Kline, Hands-on Social Marketing: A Step-by-Step Guide to Designing Change for Good , Sage Publications Inc., deuxième édition, 12 octobre 2010, 328 pages.

 

[1] L’approche de marketing social présentée ici est un résumé de l’approche proposée par Nedra Kline Weinreich dans son livre Hands-on Social Marketing : A Step-by-Step Guide to Designing Change for Good (deuxième édition, octobre 2010).

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