Fiche d’information #2b) Discussion sur le traitement des plaintes de droits de la personne

Niveau 1

Élément : Communications et consultations

Résultat 2 : Les consultations et les communications sur la lutte contre la discrimination et l’équité en matière d’emploi débutent.

Indicateur 2b) : Il y a eu des discussions avec les employés, les associations d’employés et les syndicats sur le processus de traitement des plaintes et les dispositions des conventions collectives.

Mesures possibles et sources de données :

  • Comptes rendus de réunions; documentation sur les plaintes (griefs) et efforts de résolution.
  • Consignation de données sur le nombre, le type et la nature des plaintes communiquées aux associations d’employés et syndicats.
  • Documents sur les ententes relatives au processus de traitement des plaintes.

Description de l’indicateur

Les organisations qui embrassent les valeurs d’équité et de droits de la personne ont quand même des plaintes à traiter. Bien traiter les plaintes est une façon efficace d’accroître la satisfaction de ses employés, de cerner les problématiques, de les corriger rapidement et d'améliorer l'image de l’organisation. Les organisations doivent entamer un dialogue avec les employés, les associations d’employés et les syndicats sur ces importantes questions. C'est le début de discussions et de consultations qui se poursuivront à tous les niveaux du modèle. On profite aussi de ces échanges pour discuter des clauses de conventions collectives qui semblent neutres à prime abord, mais qui pourraient éventuellement constituer un désavantage pour une personne ou un groupe d’individus.

Au niveau 1, la haute direction discute avec les employés, les associations d’employés et les syndicats pour comprendre comment les plaintes de droits de la personne sont gérées et s’assurer que les dispositions des conventions collectives ne sont pas discriminatoires. L’organisation examine ses pratiques, tant formelles qu’informelles. Elle vérifie que son processus de traitement des plaintes respecte les principes d’accès, de transparence, d’impartialité et de réparation et se déroule dans un délai raisonnable.

Par exemple, l’organisation peut organiser des réunions avec les représentants de ses employés ou encore, dans un environnement syndiqué, tenir des réunions patronales-syndicales pour entamer le dialogue. Elle profite de ces réunions pour mettre à l’ordre du jour un point permanent sur les questions de droits de la personne. Elle pourra aborder différents sujets tels le nombre de plaintes reçues, le processus de traitement des plaintes, les améliorations à apporter aux conventions collectives, aux pratiques de travail, etc.

Approche suggérée

  • Utilisez les forums existants : On peut profiter des réunions de groupes déjà existantes qui discutent de relations de travail ou de santé organisationnelle dans lesquelles on intégrera des représentants des employés, des associations d’employés et des syndicats (voir Fiche d'information  1b)). Il est important de discuter ouvertement des suggestions qui sont formulées mais aussi des craintes et des obstacles que les participants voient par rapport au traitement des plaintes.
  • Partager les résultats de votre auto-évaluation en vertu du MMDP : En examinant les résultats de votre auto-évaluation en ce qui a trait aux plaintes, vous partagerez une meilleure compréhension de la situation actuelle des l’organisation en matière de droits de la personne et pourrez mettre l’emphase sur les questions demandant une attention immédiate.
  • Entamez un dialogue: Dans ces rencontres, encourager les participants à donner leurs points de vue et leurs idées sur :
    • Les dispositions des conventions collectives qui pourraient être améliorées pour mieux protéger les droits de la personne.
    • La façon la plus respectueuse et la plus efficace de traiter les plaintes relatives aux droits de la personne, qu’elles soient adressées à une personne en particulier, à l’organisation elle-même ou aux syndicats et associations d’employés.
    • Les façons dont les syndicats et les associations d’employés peuvent participer à l’atteinte des objectifs du Modèle du maturité pour les droits de la personne.
  • Assurez-vous que votre processus de traitement de plainte est solide : Le processus de traitement des plaintes doit respecter certains critères :

    • Accès : La procédure à suivre pour déposer une plainte doit être facile à trouver, à utiliser et à comprendre. Elle doit être écrite dans un langage clair et dans un format adapté aux besoins de tous, sans discrimination (utiliser au besoin des formats spéciaux : gros caractères, braille, format audio, sous-titrage, etc.)
    • Transparence : La procédure est connue de tous et suivie telle qu’elle, sans cachotterie.
    • Confidentialité : Les informations personnelles soumises par le plaignant (dossier médical, etc.) doivent être protégées pour que la personne ne soit pas lésée ou humiliée par leur diffusion.
    • Compétence et autorité : Les personnes qui traitent les dossiers de droits de la personne ont les connaissances pour le faire, elles ont reçu un mandat clair indiquant leurs pouvoirs et obligations.
    • Impartialité : Les personnes qui traitent les dossiers de droits de la personne ont l’autorité pour le faire, elles ne sont pas personnellement impliquées dans les plaintes et les traitent de façon impartiale.
    • Réparation : En cas de plainte, il n’est pas possible de retourner en arrière et d’effacer ce qui s’est produit. La procédure doit donc prévoir des mesures de réparation permettant à une victime de retrouver des conditions de travail équivalentes à celles qu’elle avait avant que ne survienne la discrimination et ce, dans un délai raisonnable. Par exemple, on peut envisager une compensation monétaire si la personne n’a pas eu de promotion en raison de discrimination. Le fait d’appliquer une mesure disciplinaire à la personne qui a eu un comportement discriminatoire n’est pas considéré comme une mesure de réparation pour la victime.
    • Délai raisonnable : L’organisation fait tout en son pouvoir pour faire avancer le processus de plainte dès qu’elle en a l’opportunité, sans délais inutiles.
    • Justification de la décision : Lorsque la plainte a été traitée, la décision finale est présentée aux parties oralement ou par écrit. Les parties reçoivent assez de détails pour comprendre comment leurs droits ont été considérés dans la décision qui est justifiée et documentée.

Pratiques prometteuses

  • Processus transparent de discussion sur les droits de la personne : Dans une organisation, le nombre de plaintes reçues relativement aux droits de la personne est présenté à chaque réunion patronale-syndicale en respectant la confidentialité des plaignants et des plaintes. On identifie un sujet et on discute de la façon dont l’organisation, les associations et les syndicats peuvent s’améliorer sur ces questions. Les procès-verbaux sont ensuite diffusés sur le site intranet de l’organisation. 
  • Groupe de travail conjoint sur le traitement des plaintes : Après avoir discuté avec les syndicats, une organisation a mis sur pied un groupe conjoint employeur-employés pour améliorer le traitement des plaintes.
  • Inviter des experts : Certaines organisations invitent des experts à faire des présentations sur des sujets touchant les droits de la personne (p. ex. la Loi canadienne sur les droits de la personne, la Loi sur l'équité en matière d'emploie, la façon de traiter des plaintes). Par conséquent, le groupe a une meilleure connaissance commune du sujet et des pratiques couramment utilisées par d’autres organisations.

Outils et liens utiles

Loi sur l’équité en matière d’emploi

Loi canadienne sur les droits de la personne

Rendre l'information accessible - Ministère des services sociaux et communautaires, Ontario 

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