Fiche d’information #2c Enquête sur l’effectif

Niveau 1

Élément : Communications et consultations

Résultat 2: Les consultations et les communications sur la lutte contre la discrimination et l’équité en matière d’emploi débutent.

Indicateur : 2 c) Il y a eu des communications et des consultations au sujet de l’enquête sur l’effectif qui doit être menée en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE).

Mesures possibles et sources de données :

  • Stratégie de communication portant sur l’enquête sur l’effectif.
  • Comptes rendus ou autre preuve de réunion avec les groupes d’employés.
  • Communication et consultation avec les agents négociateurs sur les exigences législatives (enquête sur l’effectif, analyse des systèmes d’emploi) relativement à la LEE.

Description de l’indicateur

L’organisation veille à renseigner ses employés sur le but de l’équité en matière d’emploi et la nécessité de participer à l’enquête d’auto-identification. Avant d’élaborer une stratégie de communication visant à promouvoir et à mener l’enquête sur l’effectif, elle consulte les représentants des employés afin d’obtenir leurs perspectives et leurs idées.

Au niveau 1, l'employeur prend des mesures en vue de satisfaire les exigences de base de la LEE et utilisent d'autres approches disponibles pour répondre à ses besoins. Dans le cadre de sa stratégie de communication, l’organisation cherche à inclure le point de vue des acteurs clés, comme les représentants de chacun des quatre groupes désignés ainsi que les agents négociateurs lorsque les employés sont représentés. Ce faisant, elle obtient de l’aide à l’égard de la diffusion de l’information et du processus à utiliser pour réaliser l’enquête sur l’effectif.

Une organisation pourrait, par exemple, utiliser les réunions patronales-syndicales ou les rencontres du comité de santé et sécurité pour répondre aux questions que le personnel pourrait avoir au sujet de l’enquête sur l’effectif. Les réponses aux questions typiques pourraient être élaborées en consultation avec les agents négociateurs ou les autres représentants des employés et ensuite mises à la disposition de tout le personnel par l’intermédiaire des bulletins internes, des babillards, du site Internet de l’organisation ou d’autres moyens semblables. Ces questions et réponses pourraient aider les employés à mieux saisir le but de l’enquête d’auto-identification et pourraient contribuer à amoindrir les craintes quant à l’utilisation et à la protection de la confidentialité des renseignements tirés de l’enquête.

Approche suggérée

Déterminer les stratégies de communication adéquates permettant de renseigner les employés au sujet du sondage sur l’effectif et mener des consultations sur les diverses initiatives concernant celui-ci sont des activités qui peuvent demander beaucoup d’effort et de temps. L’organisation de niveau 1 examinera alors les ressources disponibles pour effectuer le travail relatif à la conduite du sondage sur l’effectif et elle s’appuiera sur ces ressources pour le faire. Ces activités sont les suivantes :

  • Examiner les exigences de la LEE de même que tout document connexe ou document d’accompagnement, par exemple le Règlement sur l’équité en matière d’emploi (REE) et les lignes directrices de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) portant sur la LEE, afin de bien comprendre le travail exigé.  
  • Selon sa taille ou les ressources disponibles, une organisation n’a peut-être pas un employé spécialisé dans ce domaine. Dans ce cas, l’organisation peut envisager d’obtenir de l’aide additionnelle, par exemple engager un expert conseil sur les questions d’équité en matière d’emploi, pour l’aider à mener le sondage sur l’effectif.
  • Évaluer les données et les systèmes qui sont à la disposition de l’organisation pour obtenir l’information requise au sujet de son effectif, et déterminer si l’on doit avoir davantage d’information ou effectuer d’autres travaux.
  • Planifier tous les travaux à accomplir relativement au sondage sur l’effectif et inviter les représentants ainsi que les agents négociateurs, lorsque les employés sont représentés, à participer à des consultations sur les méthodes qui seront utilisées.
  • Consigner toutes les discussions et les décisions prises au sujet de la réalisation du sondage sur l’effectif et veiller à ce que cette information soit accessible aux employés.
  • Trouver des moyens (p. ex. l’intranet, des babillards ou des articles de correspondance) pour diffuser l’information concernant le but du sondage sur l’effectif aux employés et leur communiquer tout changement ou rappel au sujet du sondage.
  • Faire en sorte que le sondage soit accessible à tous les employés, y compris ceux qui ont des besoins spéciaux.
  • Concevoir un mécanisme de suivi pour s’assurer que les questionnaires de sondage sont retournés une fois complétés.

Pratiques prometteuses

  • Mettre à contribution les représentants des employés : Pour favoriser l’adhésion des employés et contribuer à la conception de solutions créatives imaginées par les gens qui connaissent mieux le contexte et les défis de l’organisation, certains employeurs font appel aux employés représentant chacun des quatre groupes désignés, aux agents négociateurs et/ou aux représentants des associations d’employés pour qu’ils aident les ressources humaines et les cadres à s’acquitter de leur rôle à l’égard de l’EE. 
  • Mettre en action le réseau de communication interne : Certaines organisations élargissent et redéfinissent leur réseau de communication interne (babillards, intranet et réunions du personnel), afin de faciliter la circulation de l’information relative à l’enquête sur l’effectif. 
  • Mettre à l’essai la méthode d’enquête choisie auprès d’un groupe-échantillon : De nombreuses organisations mettent à l’essai leur méthode de promotion et de conduite de l’enquête sur l’effectif auprès d’un groupe-échantillon de leur effectif (c. à d. les employés d’un endroit, d’une région, d’une unité, d’une division, etc., en particulier). Cela donnera à l’organisation une bonne idée du taux de réponse qu’elle peut espérer et la possibilité de modifier le processus. 
  • Lancer une campagne de promotion : La promotion de l’enquête auprès des employés grâce à une campagne bien préparée ou à la tenue d’un « jour du recensement » annoncé à l’avance peut inciter les employés à participer. La campagne de promotion pourra inclure les éléments suivants : 
    • Des renseignements importants sur le but de l’équité en matière d’emploi et de l’auto-identification; 
    • Des renseignements précisant l’intention de mener une enquête afin d’obtenir un portrait plus précis de l’effectif de l’organisation; 
    • Un feuillet explicatif sur les avantages de l’auto-identification;
    • Un vidéo, quelques affiches ou des séances d’information dans le cadre de la campagne à l’intention de tous les employés et disponibles en médias substituts.
  • Souligner la nature confidentielle de l’enquête : Le fait de mettre en évidence la nature confidentielle de l’enquête et d’indiquer aux employés les mesures de sécurité prévues pour la conduite de celle-ci aura pour effet de les rassurer à l’égard du processus. À ce chapitre, l’organisation précise qui aura accès aux données de l’enquête et que les renseignements recueillis seront conservés séparément des dossiers personnels. En procédant ainsi, elle encourage les employés à s’auto-identifier, particulièrement ceux qui ont une déficience ou un problème médical, car ils savent que leurs renseignements seront protégés.  

Outils et liens utiles

Commission canadienne des droits de la personne

Loi sur l’équité en matière d’emploi

Loi canadienne sur les droits de la personne

Lignes directrices pour la Loi sur l'équité en matière d'emploi et du règlement Ligne directrice 1: Pour vous aider à démarrer - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Lignes directrices pour la Loi sur l'équité en matière d'emploi et du règlement Ligne directrice 2: Communications - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Lignes directrices pour la Loi sur l'équité en matière d'emploi et du règlement Ligne directrice 3: Consultation et Collaboration - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Lignes directrices pour la Loi sur l'équité en matière d'emploi et du règlement Ligne directrice 4 Cueillette de renseignements sur l'effectif 4 - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Mise en place d’un programme d’équité en matière d’emploi - Étape 1 (archivée) - Ressources humaines et Développement des compétences Canada

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