Fiche d’information #3a) Politiques et processus relatifs à l'enquête sur l'effectif

Niveau 1

Élément : Harmonisation des politiques et des procédures

Résultat 3 : L’organisation reconnaît ses responsabilités juridiques aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP) et instaure des mesures pour se conformer aux exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploie (LEE) en matière de rapports.

Indicateur 3a) : L’enquête sur l’effectif a été réalisée, et les exigences en matière de rapports sont satisfaites.

Mesures possibles et sources de données :

  • Enquête sur l’effectif menée par l’employeur.
  • Données de représentation démographique des groupes visés par l’équité en matière d’emploi (Ressources humaines et Développement des compétences Canada ou Secrétariat du Conseil du Trésor).

Description de l’indicateur

Les organisations ont des responsabilités en vertu de la LEE à l’égard de la collecte de renseignements sur l’effectif. Ces responsabilités sont les suivantes : 1) procéder à une enquête sur l’effectif à l’aide du questionnaire d’auto-identification qui comprend des définitions et de l’information conformes à la LEE et au Règlement sur l’équité en matière d’emploi (le Règlement); 2) tenir à jour les résultats de l’enquête; 3) tenir un dossier de la méthode utilisée pour recueillir les renseignements sur l’équité en emploi (EE). Les organisations doivent aussi se conformer à des exigences concernant la présentation de leurs données sur l’équité en matière d’emploi (données sur l’EE) aux organismes centraux, notamment Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) pour le secteur privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour le secteur public.

Au niveau 1, l’organisation reconnaît l’importance de l’équité en milieu de travail et cherche à avoir une bonne représentation de son effectif dans les quatre groupes désignés. Elle entreprend l’enquête sur l’effectif et veille à ce que tout le travail à cette fin corresponde à son plan organisationnel et respecte sa mission et sa vision.

Par exemple, l’organisation fournira de l’information appropriée sur l’objectif de l’EE et la raison de l’enquête d’auto-identification avant de réaliser l’enquête. Elle prendra note du taux de retour du questionnaire et effectuera un suivi auprès des employés qui ne l’ont pas renvoyé. Elle assurera aussi la confidentialité à l’égard du processus utilisé pour recueillir les renseignements sur l’effectif ainsi que du stockage des renseignements liés à l’enquête. De plus, l’organisation présentera annuellement un rapport sur ses données et son programme liés à l’EE à l’organisme central gouvernemental auquel elle doit rendre des comptes.

Approche suggérée

Les activités relatives à la conduite de l’enquête sur l’effectif doivent avoir un lien stratégique avec la mission, la vision et le plan opérationnel de l’organisation pour favoriser une culture de respect des droits de la personne. À cette fin, l’organisation pourrait :

  • Former une équipe composée de représentants de la direction, des ressources humaines et des agents négociateurs – dans les milieux de travail syndiqués – et de membres de chacun des groupes désignés pour consultation sur l’enquête d’auto-identification.
  • Élaborer un questionnaire d’enquête conforme aux définitions et aux exigences de la LEE et du Règlement et qui fournit suffisamment d’information sur l’EE en donnant des exemples précis.
  • Concevoir un processus qui permettra de mener l’enquête et d’offrir le questionnaire en format électronique et papier.
  • Créer un système de suivi afin que tous les employés aient l’occasion de renvoyer le questionnaire.
  • Obtenir le soutien et l’approbation de la haute direction pour mener l’enquête.
  • Se rappeler que tous les renseignements liés à l’enquête sur l’effectif doivent être stockés dans un lieu sécurisé. Il s’agit des copies des fiches d’information distribuées en personne ou envoyées par courriel aux employés, des comptes rendus des réunions des comités de l’équité en matière d’emploi, des articles diffusés dans le bulletin de l’entreprise ou en ligne, etc.
  • Tenir à jour les résultats de l’enquête sur l’effectif : Rappeler aux employés, au moins une fois l’an, qu’ils ont le droit de modifier les renseignements qu’ils ont fournis ou, s’ils n’ont pas rempli le questionnaire, les inviter à le faire.
  • Envisager de communiquer avec les employés qui n’ont pas renvoyé leur questionnaire pour leur demander de le faire. Garder à l’esprit que l’auto-identification est volontaire, mais qu’il peut être obligatoire de renvoyer le questionnaire.
  • Veiller à conserver électroniquement les documents de l’enquête afin qu’ils puissent servir à la mise à jour annuelle et au respect des obligations d’établissement de rapports. Lorsque l’organisation fait l’objet d’une vérification, la documentation peut aussi servir d’élément de preuve.

Pratiques prometteuses

  • Choisir une méthode appropriée pour la conduite de l’enquête sur l’effectif :  Pour diverses raisons, des membres des groupes désignés par l’équité en matière d’emploi hésitent et ne voient pas la nécessité de s’auto-identifier. Parmi ces raisons, citons des craintes quant à la protection de leur vie privée, l’impression de ne pas être évalués en fonction de leur mérite et leur perception d’être des Canadiens comme les autres. Il est donc important que l’organisation choisisse une méthode d’enquête adaptée au type de travail exécuté, qui soit respectueuse de la culture de l’organisation tout en étant attrayante et pratique pour les employés. Une organisation a tenu un « jour du recensement » au cours duquel la haute direction a informé les employés de son engagement et de ses obligations en vertu de la LEE et elle les a encouragés à participer à l’enquête. 
  • Organiser une campagne efficace : Pour gagner la confiance des employés et obtenir leur participation pendant le processus d’auto-identification, certaines organisations veillent à ce que les gestionnaires et les agents négociateurs collaborent afin que les plans et le suivi entourant l’enquête sur l’effectif soient communiqués à tous les employés et bien compris d’eux. 
  • Rendre obligatoire le retour du questionnaire d’enquête : Bien qu’il soit facultatif de remplir le questionnaire d’auto-identification concernant les quatre groupes désignés, certaines organisations obligent les employés à renvoyer le questionnaire. Lors de l’embauche de nouveaux employés, l’employeur inclut le questionnaire dans la trousse de documents à renvoyer à l’organisation.
  • Utiliser le SGIEMT : Dans le secteur privé, les organisations utilisent le Système de gestion de l’information de l’équité en milieu de travail (SGIEMT) fourni par RHDCC afin de recueillir toutes les données sur l’EE et l’effectif. 

Outils et liens utiles

Commission canadienne des droits de la personne

Loi sur l’équité en matière d’emploi

Loi canadienne sur les droits de la personne

Mise en place d'un programme d'équité en matière d'emploi - Étape 1 (archivée) - Ressources humaines et développment des compétences Canada

Bonnes pratiques pour les employeurs visés par la Loi sur l’équité en matière d’emploi  - Compilées par Ressources humaines et Développement des compétences Canada - Programme de Travail

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